Déclaration de confidentialité des tiers

Le responsable du traitement de vos données personnelles est l'entité juridique suivante :

Orde van Vlaamse Balies (“OVB”)

Staatsbladsstraat 8, 1000 Bruxelles

Ondernemingsnummer: 0267.393.267

L'OVB couvre également ses organes, à savoir le président, les membres du conseil d'administration, les commissions et les groupes de travail.

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez toujours nous contacter

• par e-mail : info@advocaat.be
• par téléphone : +32 3 337 54 70
• par courrier à l'adresse susmentionnée, avec la mention "Protection de la vie privée"

L'OVB a désigné un délégué à la protection des données ou délégué à la protection des données conformément au GDPR. Le délégué à la protection des données peut être contacté à l'adresse dpo@ordevanvlaamsebalies.be.

Nous traitons vos données à caractère personnel pour une ou plusieurs des raisons suivantes :

• Vous contacter dans le cadre d'une action de plaidoyer ;
• Parrainage ;
• Gestion des fournisseurs ;
• Gestion financière ;
• Formation professionnelle et formation continue ;
• les événements ;
• Contrôle d'accès ; et
• la gestion des litiges.

Vous trouverez ci-dessous, pour chaque finalité, les données à caractère personnel que nous traitons, les raisons pour lesquelles nous les traitons, la manière dont nous les obtenons, la durée de leur conservation et les personnes avec lesquelles nous les partageons.

Contacts dans le cadre de la représentation d'intérêts par des avocats

Dans le cas de contacts par/avec l'OVB à des fins de représentation d'intérêts de la profession d'avocat, nous pouvons traiter vos données d'identification personnelle (nom, adresse, adresse électronique), vos données financières (numéro de compte bancaire) et des informations sur votre appartenance (à l'un des barreaux si vous êtes avocat, au CCBE, à un parti politique) ainsi que sur votre profession et votre emploi (poste, diplôme).

Le traitement de ces données à caractère personnel nous permet d'entretenir des contacts avec les associations européennes de défense des intérêts de l'avocat, telles que le CCBE, avec les barreaux locaux et avec l'Ordre des Barreaux Francophones et Germanophone, ainsi que de coopérer avec le SPF Justice ou d'autres organes gouvernementaux et le pouvoir judiciaire/procureur (par exemple dans le cadre de Regsol, le Fichier central des avis de saisie, etc.

La base juridique du traitement de ces données à caractère personnel repose sur notre mission d'intérêt public découlant du Code judiciaire (art. 495) (art. 6, §1, (f) GDPR).

Nous obtenons ces données à caractère personnel directement auprès de vous dans le cadre du contact (ad hoc).

Aux fins de la représentation des intérêts, nous évaluons régulièrement si vos données à caractère personnel sont toujours pertinentes. Si elles ne sont plus pertinentes, vos données personnelles seront supprimées.

Nous ne partageons ces données personnelles qu'avec les tiers avec lesquels nous coopérons dans le cadre de la représentation d'intérêts. En outre, nous partageons ces données personnelles avec des tiers avec lesquels nous coopérons pour le stockage et la gestion de nos données, ainsi que pour l'accès à ces données personnelles (Diplad et (autres) fournisseurs de services informatiques/cloud).

Parrainage

Dans le cadre de nos activités de parrainage, nous pouvons traiter vos données d'identification personnelles (nom, adresse (professionnelle), adresse électronique, numéro de téléphone), vos données d'identification délivrées par les pouvoirs publics (numéro de TVA, numéro d'entreprise), vos données financières (numéro de compte bancaire, mode de paiement, montant du parrainage), des informations sur votre adhésion à l'un des guichets et des informations sur votre profession et votre emploi (bureau, fonction, lieu d'emploi, site web).

Le traitement de ces données personnelles nous permet d'organiser les activités de parrainage, y compris, entre autres, le contact avec les parrains (potentiels), l'administration des parrains, etc. Cela comprend le parrainage par nos sponsors réguliers ainsi que les sponsors (ad hoc) d'événements (par exemple dans le cadre du congrès de l'OVB).

La base juridique du traitement de ces données à caractère personnel repose sur la conclusion ou l'exécution de l'accord (article 6, §1, (b) GDPR) et - dans la mesure où le traitement va au-delà de ce qui est strictement nécessaire à la conclusion ou à l'exécution de cet accord - sur l'intérêt légitime de l'OVB à organiser le parrainage (article 6, §1, (f) GDPR).

Nous obtenons ces données à caractère personnel directement auprès de vous dans le cadre du parrainage lorsque l'OVB vous contacte ou lorsque vous vous proposez comme parrain.

À des fins de parrainage, nous conservons vos données à caractère personnel pendant une période maximale de 10 ans après la fin du parrainage (plus une période de vérification d'un an).

Nous ne partageons ces données personnelles qu'avec les tiers avec lesquels nous collaborons dans le cadre du parrainage (banques et compagnies d'assurance, auditeur et comptable externe de l'entreprise, fournisseur de plateforme comptable). En outre, les tiers avec lesquels nous collaborons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données personnelles (Diplad et (autres) fournisseurs IT/cloud).

Gestion des fournisseurs

Dans le cadre de la gestion des fournisseurs, nous pouvons traiter vos données d'identification personnelles (nom, adresse (professionnelle), adresse électronique), vos données d'identification émises par le gouvernement (numéro d'entreprise, numéro de TVA), vos données financières (numéro de compte bancaire, mode de paiement) ou toute autre donnée que vous nous communiquez (par exemple, des informations sur votre profession et votre emploi).

Le traitement de ces données personnelles nous permet d'organiser l'administration avec les fournisseurs (potentiels). Cela comprend la conclusion de contrats (y compris la comparaison de fournisseurs, la demande d'offres et la conduite de négociations précontractuelles), la correspondance avec nos fournisseurs, la gestion des "commandes" passées et l'organisation de notre paiement (par exemple, la facturation).

Dans le cas d'un fournisseur/partenaire commercial privé, la base juridique du traitement de vos données à caractère personnel est fondée sur l'exécution du contrat (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD). Dans le cas d'un fournisseur/partenaire commercial professionnel, la base juridique du traitement des données personnelles est fondée sur notre intérêt légitime à organiser la gestion des fournisseurs B2B (art. 6, §1, (f) GDPR).

Nous obtenons toujours vos données à caractère personnel directement dans le cadre de la gestion des fournisseurs.

À des fins de gestion des fournisseurs, nous conservons vos données à caractère personnel pendant 10 ans après la fin du contrat (plus une période de vérification d'un an).

Nous ne partageons vos données personnelles qu'avec les tiers avec lesquels nous coopérons dans le cadre de la gestion des fournisseurs (banques et compagnies d'assurance, fournisseur de programmes de comptabilité, comptable et auditeur externe). En outre, les tiers avec lesquels nous collaborons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données personnelles (Diplad et (autres) fournisseurs IT/cloud).

Gestion financière

Dans le cadre de la gestion financière, nous pouvons traiter vos données d'identification personnelle (nom, adresse (professionnelle), adresse électronique, numéro de téléphone), les données d'identification émises par le gouvernement (numéro d'entreprise, numéro de TVA), les données financières (numéro de compte bancaire), le numéro d'enregistrement national et les informations sur votre profession et votre emploi (services rendus).

Le traitement de ces données personnelles nous permet de gérer les revenus et les dépenses de l'OVB, comme la gestion des documents comptables et des états financiers. Ceci est nécessaire pour respecter nos obligations comptables.

La base juridique du traitement de vos données à caractère personnel repose sur l'obligation légale (art. 6, §1, (c) GDPR), telle que contenue dans l'art. I.1 et III.82 WER et art. III.89 WER et art. III.90 WER, le RD WVV, art. 3:1 WVV et art. 320 WIB et - dans la mesure où le traitement va au-delà de ce qui est strictement nécessaire au respect de ces obligations légales - sur l'intérêt légitime de l'OVB (art. 6, , §1, (f) GDPR).

Nous obtenons vos données personnelles directement auprès de vous.

Aux fins de notre gestion financière, nous conservons vos données personnelles jusqu'à 7 ans après la fin de l'exercice financier concerné (plus une période de vérification d'un an).

Nous ne partageons vos données personnelles qu'avec les tiers avec lesquels nous coopérons dans le cadre de notre gestion financière (comptable et auditeur externe, fournisseur de plateforme comptable, banques et compagnies d'assurance). En outre, les tiers avec lesquels nous collaborons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données personnelles (Diplad et (autres) fournisseurs IT/cloud).

Formation professionnelle et formation continue

Dans le cadre de la formation professionnelle et de la formation continue, nous pouvons traiter, en votre qualité de conférencier ou d'orateur, vos données d'identification personnelles (nom, adresse électronique), vos données d'identification émises par les pouvoirs publics (numéro d'entreprise, numéro de TVA), vos données financières (numéro de compte bancaire), des informations sur votre appartenance (par exemple à l'un des barreaux si vous êtes avocat), des informations sur votre profession et votre fonction (poste) et des enregistrements vidéo et images (webinaires ou photos pendant le séminaire).

Nous traitons ces données à caractère personnel dans le but d'organiser des formations professionnelles et de prendre des initiatives en matière de formation continue, y compris en invitant des orateurs ou des conférenciers. -Les photos prises pendant les formations et les séminaires nous permettent de communiquer à leur sujet via notre site web et les médias sociaux.

La base juridique de ce traitement de vos données à caractère personnel est notre mission d'intérêt public (art. 6, §1, (e) GDPR) découlant du Code judiciaire (art. 495) et l'exécution de l'accord avec l'orateur ou le conférencier (art. 6, §1, (b) GDPR). Nous demandons toujours l'autorisation pour les enregistrements de vidéos et d'images (art. 6, §1, (a) GDPR).

Nous obtenons toujours ces données à caractère personnel directement auprès de vous, soit lorsque vous demandez à être inscrit sur le fichier ou la liste des stagiaires, soit lorsque vous vous présentez pour la première fois en tant qu'orateur ou conférencier.

A des fins de formation continue, nous conservons vos données personnelles pendant trois ans après le dernier séminaire ou cours de formation que vous avez donné (plus une période de vérification d'un an).

Les Ordres des Avocats sont coresponsables du traitement de vos données personnelles dans le cadre de la formation continue. Si vous avez d'autres questions à ce sujet, vous pouvez toujours nous contacter via les coordonnées mentionnées sous IDENTITÉ ET COORDONNÉES.

Nous ne partageons ces données personnelles qu'avec les tiers avec lesquels nous collaborons dans le cadre de la formation continue (barreaux, banques ; en votre qualité d'avocat (stagiaire), en plus : fournisseur de paiement électronique, fournisseur de notre plateforme de messagerie ; en votre qualité d'orateur, en plus : participants (potentiels)). En outre, les tiers avec lesquels nous collaborons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données à caractère personnel (DIPLAD, le fournisseur de notre plateforme de gestion de documents et (d'autres) fournisseurs IT/cloud).

Événements

Dans le cadre de l'organisation de nos événements, nous pouvons traiter, en votre qualité d'orateur, vos données d'identification personnelles (nom, adresse électronique), vos données d'identification émises par les pouvoirs publics (numéro d'entreprise, numéro de TVA), vos données financières (numéro de compte bancaire), des informations sur votre appartenance (par exemple, à l'un des barreaux si vous êtes avocat), des informations sur votre profession et votre occupation (poste) et des enregistrements d'images et de sons (photos prises lors de l'événement).

Nous traitons ces données à caractère personnel dans le but d'organiser des événements sociaux et culturels, par exemple la réception du Nouvel An, le congrès de l'OVB, etc. Les images prises lors de l'événement nous permettent de communiquer sur l'événement via notre site web et les médias sociaux.

La base juridique du traitement de vos données à caractère personnel est fondée sur l'exécution de l'accord de participation en tant qu'orateur à l'événement (article 6, §1, (b) GDPR). Si nous prenons des images ciblées de vous lors d'un événement et que nous souhaitons les partager sur notre site web et dans les médias sociaux, nous vous demanderons votre consentement à cet effet (article 6, §1, (a) GDPR).

Nous obtiendrons ces données à caractère personnel directement auprès de vous dans le cadre de l'événement.

Aux fins de ces événements, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant 3 ans après la fin de l'événement (plus une période de vérification d'un an).

Nous ne partageons ces données personnelles qu'avec les tiers avec lesquels nous coopérons dans le cadre de ces événements (le fournisseur de notre plateforme de courrier, les participants potentiels, les banques et les compagnies d'assurance, le photographe, le fournisseur de paiement électronique). En outre, les tiers avec lesquels nous collaborons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données à caractère personnel (Diplad et (autres) fournisseurs IT/cloud).

Contrôle d'accès

Nous traitons vos enregistrements d'images lorsque vous sonnez via notre interphone à l'entrée de l'OVB.

L'interphone sert à vous identifier et à assurer la sécurité dans notre bâtiment.

La base juridique du traitement de vos enregistrements d'images via notre interphone repose sur notre intérêt légitime à vous identifier et à assurer la sécurité de nos employés, avocats et visiteurs (art. 6, §1, (f) GDPR).

Nous obtenons ces données à caractère personnel directement auprès de vous lorsque vous utilisez notre interphone à l'entrée de l'OVB.

Ces enregistrements d'images via l'interphone ne sont pas stockés et ne sont pas partagés avec des destinataires tiers.

Gestion des litiges

Dans le cadre de la gestion d'éventuels litiges avec des fournisseurs, des partenaires ou des autorités publiques, nous pouvons traiter vos données d'identification personnelles (nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone) et toute autre information pertinente pour la gestion d'un litige (potentiel).

Le traitement de ces données personnelles nous permet de défendre nos intérêts légitimes dans toutes les formes de règlement des litiges et de les gérer.

La base juridique du traitement de vos données à caractère personnel est fondée sur notre intérêt légitime à sauvegarder nos droits (contractuels et extracontractuels, légaux et autres) (article 6, §1, (f) GDPR).

Nous obtenons ces données à caractère personnel soit directement auprès de vous, soit indirectement auprès de tiers.

À des fins de gestion des litiges, nous conservons vos données à caractère personnel jusqu'à 5 ans après l'expiration du dernier délai de recours (plus longtemps si nécessaire, par exemple pour respecter des obligations légales) (plus une période de vérification d'un an).

Nous ne partageons ces données personnelles qu'avec les tiers avec lesquels nous coopérons dans le cadre de la gestion des litiges (conseillers juridiques externes) et avec d'autres parties si nécessaire (autorités publiques, services judiciaires et de police, huissiers de justice, agences de recouvrement de créances, institutions bancaires et d'assurance et notre cabinet d'experts-comptables). En outre, les tiers avec lesquels nous coopérons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données à caractère personnel (fournisseurs IT/cloud).

Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la confidentialité de vos données à caractère personnel et pour protéger vos données contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisé, de manière accidentelle ou illégale.

Nous avons conclu les accords contractuels nécessaires avec les tiers avec lesquels nous coopérons et nous ne transférons pas vos données à caractère personnel en dehors de l'Espace économique européen sans nous assurer que vos données y bénéficient également d'un niveau de protection équivalent.

Vous pouvez toujours nous contacter pour exercer les droits suivants :

• une demande d'accès ou de rectification de vos données personnelles ;
• une demande d'effacement de vos données à caractère personnel ;
• une demande de limitation du traitement de vos données à caractère personnel ;
• retirer votre consentement ;
• une objection au traitement de vos données à caractère personnel ;
• une réclamation si vous estimez que nous n'agissons pas conformément à la législation applicable en matière de protection des données. Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l'autorité belge de protection des données.

Pour ce faire, vous pouvez toujours nous contacter

• par e-mail : info@advocaat.be
• par téléphone : +32 3 337 54 70
• par courrier à l'adresse ci-dessus, avec la mention "Vie privée".

Nous respectons tous les droits relatifs à vos données personnelles auxquels vous avez droit en vertu de la législation applicable.

Pour les finalités pour lesquelles la base juridique du traitement des données personnelles est une mission d'intérêt public ou un intérêt légitime, vous pouvez exercer votre droit d'opposition à tout moment, en indiquant les raisons relatives à votre situation spécifique. L'OVB cessera de traiter vos données personnelles à moins qu'il ne considère qu'il existe des motifs légitimes impérieux qui l'emportent sur les intérêts, les droits et les libertés que vous revendiquez.

A des fins d'identification, nous pouvons vous demander une copie du recto de votre carte d'identité.

La présente déclaration de confidentialité peut être modifiée de temps à autre, dans les limites de la réglementation applicable en matière de protection des données. Vous pouvez toujours accéder à la version la plus récente via le site web advocaat.be.