Privacyverklaring voor derde partijen

De verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens is de volgende juridische entiteit:

Orde van Vlaamse Balies

Staatsbladsstraat 8, 1000 Brussel

Ondernemingsnummer: 0267.393.267

De OVB slaat eveneens op haar organen, i.e. voorzitter, leden van de raad van bestuur en commissies en werkgroepen.

In geval je vragen hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, kan je steeds contact met ons opnemen:

• via e-mail: info@advocaat.be
• via telefoon: +32 3 337 54 70
• via post naar het bovenstaande adres, met vermelding “Privacy”

De OVB heeft ingevolge de GDPR een Functionaris voor Gegevensbescherming of Data Protection Officer aangeduid. De functionaris voor gegevensbescherming kan via dpo@ordevanvlaamsebalies.be gecontacteerd worden.

Wij verwerken je persoonsgegevens voor één of meer van de volgende doeleinden:

• Contactopname i.h.k.v. belangenvertegenwoordiging advocatuur;
• Sponsoring;
• Leveranciersbeheer;
• Financieel beheer;
• Beroepsopleiding en permanente vorming;
• Evenementen;
• Toegangscontrole; en
• Geschillenbeheer.

Hieronder kan je per doeleinde terugvinden welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we deze verwerken, hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen.

Contactopname i.h.k.v. belangenvertegenwoordiging advocatuur

In het geval van contacten door/met OVB met het oog op de belangenvertegenwoordiging van de advocatuur, verwerken wij mogelijk je persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres), financiële gegevens (bankrekeningnummer) en informatie over je lidmaatschap (bij één van de balies indien advocaat, CCBE, politieke partij) en over je beroep en betrekking (functie, graad).

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om contact te onderhouden met de Europese belangenverenigingen voor de advocaat, zoals CCBE, met de lokale Ordes van Advocaten en met de Ordre des Barreaux Francophones et Germanophone, alsook samen te werken met de FOD Justitie of andere overheidsorganen en het gerecht/ OM (bijvoorbeeld in het kader van Regsol, het Centraal Bestand van Berichten van Beslag, etc.) met het oog op het vertegenwoordigen van de belangen van de advocatuur.

De rechtsgrond voor de verwerking van deze persoonsgegevens is gebaseerd onze taak van algemeen belang die voortvloeit uit het Gerechtelijk Wetboek (art. 495) (art. 6, §1, (f) GDPR).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van jou in het kader van de (ad hoc) contactopname.

Voor doeleinden van belangenvertegenwoordiging wordt op regelmatige basis geëvalueerd of je persoonsgegevens nog relevant zijn. Indien deze niet meer relevant zijn, worden je persoonsgegevens verwijderd.

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen met wie wij samenwerken in het kader van belangenvertegenwoordiging. Daarnaast delen wij deze persoonsgegevens met derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/ cloud providers).

Sponsoring

In het kader van onze sponsoringactiviteiten verwerken wij mogelijk je persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (btw-nummer, ondernemingsnummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling, bedrag van sponsoring), informatie over je lidmaatschap bij één van de balies en informatie over je beroep en betrekking (kantoor, functie, plaats van tewerkstelling, website).

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om sponsoractiviteiten te organiseren, zoals onder meer het contact met (potentiële) sponsors, administratie van sponsors, etc. Dit omvat zowel de sponsoring door onze vaste sponsors als (ad hoc) sponsors van evenementen (bijvoorbeeld in het kader van het OVB Congres).

De rechtsgrond voor de verwerking van deze persoonsgegevens is gebaseerd op het sluiten of uitvoeren van de overeenkomst (art. 6, §1, (b) GDPR) en – voor zover de verwerking verder gaat dan strikt noodzakelijk voor het sluiten of uitvoeren van deze overeenkomst – het gerechtvaardigd belang van OVB om sponsoring te organiseren (art. 6, §1, (f) GDPR).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van jou in het kader van de sponsoring wanneer de OVB je contacteert of wanneer je zich aanbiedt als sponsor.

Voor de sponsoring houden wij je persoonsgegevens bij tot 10 jaar nadat de sponsoring beëindigd wordt (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen met wie wij samenwerken in het kader van sponsering (banken en verzekeringsmaatschappijen, externe bedrijfsrevisor en accountant, aanbieder boekhoudplatform). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/ cloud providers).

Leveranciersbeheer

In het kader van het leveranciersbeheer verwerken wij mogelijk je persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (ondernemingsnummer, btw-nummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling) of enige andere gegevens die je ons meedeelt (bijv. informatie over je beroep en betrekking).

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om de administratie met (potentiële) leveranciers te organiseren. Dit omvat onder meer het afsluiten van een overeenkomst (waaronder het vergelijken van leveranciers, het opvragen van offertes en het voeren van precontractuele onderhandelingen), de correspondentie met onze leveranciers, het beheren van geplaatste ‘bestellingen’ en het organiseren van onze betaling (bijv. facturatie).

De rechtsgrond voor de verwerking van je persoonsgegevens is in geval van een particuliere leverancier/business partner gebaseerd op de uitvoering van de overeenkomst (art. 6, §1, (b) GDPR). In geval van een professionele leverancier/business partner is de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om het B2B leveranciersbeheer te organiseren (art. 6, §1, f) GDPR).

Wij verkrijgen je persoonsgegevens steeds rechtstreeks in het kader van het leveranciersbeheer.

Voor doeleinden van het leveranciersbeheer houden wij je persoonsgegevens bij tot 10 jaar na het beëindigen van de overeenkomst (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen je persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen met wie wij samenwerken in het kader van het leveranciersbeheer (banken en verzekeringsmaatschappijen, aanbieder boekhoudprogramma, accountant en externe bedrijfsrevisor). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/ cloud providers).

Financieel beheer

In het kader van het financieel beheer verwerken wij mogelijk je persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (ondernemingsnummer, btw-nummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer), rijksregisternummer, en informatie over je beroep en betrekking (geleverde diensten).

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om de inkomsten en uitgaven van OVB te beheren, zoals het beheer van boekhoudkundige documenten en jaarrekeningen. Dit is noodzakelijk om onze boekhoudkundige verplichtingen na te leven.

De rechtsgrond voor de verwerking van je persoonsgegevens is gebaseerd op de wettelijke verplichting (art. 6, §1, (c) GDPR), zoals vervat in art. I.1 en III.82 WER en art. III.89 WER en art. III.90 WER, het KB WVV, artikel 3:1 WVV en art. 320 WIB en - voor zover de verwerking verder gaat dan strikt noodzakelijk voor de naleving van deze wettelijke verplichtingen - op het gerechtvaardigd belang van de OVB (art. 6, , §1, (f) GDPR). .

Wij verkrijgen je persoonsgegevens rechtstreeks van je.

Voor doeleinden van ons financieel beheer houden wij je persoonsgegevens bij tot 7 jaar na afsluiting van het respectievelijke financiële jaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen je persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen met wie wij samenwerken in het kader van ons financieel beheer (accountant en externe bedrijfsrevisor, aanbieder boekhoudplatform, banken en verzekeringsmaatschappijen). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/ cloud providers).

Beroepsopleiding en permanente vorming

In het kader van de beroepsopleiding en permante vorming verwerken wij mogelijk in je hoedanigheid als lesgever of spreker je persoonlijke identificatiegegevens (naam, e-mailadres), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (ondernemingsnummer, btw-nummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer), informatie over je lidmaatschap (bijv. bij één van de balies indien advocaat), informatie over je beroep en betrekking (functie) en video- en beeldopnames (webinars of foto’s tijdens het seminarie).

We verwerken deze persoonsgegevens met het oog op het organiseren van de beroepsopleiding en het nemen van initiatieven in het kader van de permanente vorming, waaronder ook het uitnodigen van sprekers of lesgevers. -De afbeeldingen genomen tijdens opleidingen en seminaries laten ons toe om over hierover te communiceren via onze website en sociale media.

De rechtsgrond voor deze verwerking van je persoonsgegevens is onze taak van algemeen belang (art. 6, §1, (e) GDPR) die voortvloeit uit het Gerechtelijke Wetboek (art. 495) en de uitvoering van de overeenkomst met de spreker of lesgever (art. 6, §1, (b) GDPR). Wij vragen steeds toestemming voor het nemen van video- en beeldopnames (art. 6, §1, (a) GDPR).

We verkrijgen deze persoonsgegevens steeds rechtstreeks van je hetzij bij je verzoek tot inschrijving op het tableau of de lijst van stagiairs hetzij wanneer je zich voor de eerste keer aanbiedt als spreker of lesgever.

Voor doeleinden van de permanente vorming en de beroepsopleiding houden wij je persoonsgegevens bij tot 3 jaar te rekenen na het laatste seminarie of opleiding die je gegeven hebt (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

De Ordes van Advocaten zijn medeverantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens in het kader van de permanente vorming. Indien u hieromtrent verdere vragen hebt, kan je steeds contact met ons opnemen via de contactgegevens vermeld onder IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS.

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met (derde) partijen met wie wij samenwerken in het kader van de permanente vorming (Ordes van Advocaten, banken; in je hoedanigheid als advocaat(-stagiair) bijkomend: elektronische betalingsprovider, aanbieder van ons mailplatform; in je hoedanigheid als spreker bijkomend: (potentiële) deelnemers). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (DIPLAD, de aanbieder van ons document management platform en (andere) IT/ cloud providers).

Evenementen

In het kader van de organisatie van onze evenementen verwerken wij mogelijk in je hoedanigheid als spreker je persoonlijke identificatiegegevens (naam, e-mailadres), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (ondernemingsnummer, btw-nummer) financiële gegevens (bankrekeningnummer), informatie over je lidmaatschap (bijv. bij één van de balies indien advocaat), informatie over je beroep en betrekking (functie) en beeld- en geluidsopnames (foto’s op het evenement).

We verwerken deze persoonsgegevens met het oog op het organiseren van sociale en culturele evenementen, zoals bijvoorbeeld de Nieuwjaarsreceptie, het OVB Congres, etc., waaronder ook het uitnodigen van sprekers op dergelijke evenementen. De afbeeldingen genomen tijdens het evenement laten ons toe om over het evenement te communiceren via onze website en sociale media.

De rechtsgrond voor de verwerking van je persoonsgegevens is gebaseerd op de uitvoering van de overeenkomst tot deelname als spreker op het evenement (art. 6, §1, (b) GDPR). Wanneer wij gerichte afbeeldingen van je nemen tijdens een evenement en deze willen delen op onze website en sociale media, zullen wij daartoe je toestemming vragen (art. 6, §1, (a) GDPR).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van je in het kader van het evenement.

Voor doeleinden van deze evenementen houden wij je persoonsgegevens bij tot 3 jaar na het einde van het evenement (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen met wie wij samenwerken in het kader van deze evenementen (de aanbieder van ons mailplatform, potentiële deelnemers, banken en verzekeringsmaatschappijen, fotograaf, elektronische betalingsprovider). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/ cloud providers).

Toegangscontrole

Wij verwerken je beeldopnames wanneer je aanbelt via onze parlofoon bij de ingang van de OVB.

De parlofoon wordt gebruikt om je te identificeren en de veiligheid in ons gebouw te waarborgen.

De rechtsgrond voor de verwerking je beeldopnames via onze parlofoon is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om je te identificeren en de veiligheid van onze medewerkers, advocaten en bezoekers te waarborgen (art. 6, §1, (f) GDPR).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van je bij het gebruik van onze parlofoon aan de ingang van de OVB.

Deze beeldopnames via de parlofoon worden niet opgeslagen en worden niet gedeeld met derde ontvangers.

Geschillenbeheer

Met het oog op het beheer van eventuele geschillen met leveranciers, partners of overheidsinstanties, verwerken wij mogelijk je persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer) en alle andere informatie die relevant kan zijn voor het beheer van een (mogelijk) geschil.

De verwerking van deze persoonsgegevens laten ons toe om onze legitieme belangen te verdedigen in alle vormen van geschillenbeslechting en de administratie daarvan te verzorgen.

De rechtsgrond voor de verwerking van je persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om onze (contractuele en buitencontractuele, wettelijke en andere) rechten te vrijwaren (artikel 6, §1, (f) GDPR).

We verkrijgen deze persoonsgegevens hetzij rechtstreeks van je hetzij onrechtstreeks van derde partijen.

Voor doeleinden van geschillenbeheer houden wij je persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het verstrijken van de laatste termijn tot hogere voorziening (langer indien noodzakelijk, bijvoorbeeld om te voldoen aan wettelijke verplichtingen) (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens alleen met derde partijen met wie wij in het kader van het geschillenbeheer samenwerken (externe juridische adviseurs) en met andere partijen indien nodig (overheden gerecht en politiediensten, gerechtsdeurwaarders, incassobureaus, bank- en verzekeringsinstellingen en ons accountantskantoor). Daarnaast hebben ook derden met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens toegang tot deze persoonsgegevens (IT/ cloud providers).

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid van je persoonsgegevens te waarborgen en je gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang.

Wij hebben de nodige contractuele afspraken gemaakt met de derde partijen met wie wij samenwerken en geven je persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte zonder de garantie dat je gegevens daar ook een evenwaardig beschermingsniveau genieten.

Je kan ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten:

• een verzoek om toegang tot of rectificatie van je persoonsgegevens;
• een verzoek om wissing van je persoonsgegevens;
• een verzoek om beperking van de verwerking van je persoonsgegevens;
• het intrekken van je toestemming;
• een bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens;
• een klacht als je van mening bent dat we niet handelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Je kan ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Je kan ons hiervoor steeds contacteren:

• via e-mail: info@advocaat.be
• via telefoon: +32 3 337 54 70
• via post naar het bovenstaande adres, met vermelding “Privacy”

Wij respecteren alle rechten met betrekking tot je persoonsgegevens waarop je volgens de toepasselijke wetgeving recht hebt.

Voor die doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens een taak van algemeen belang of gerechtvaardigd belang is, kan je te allen tijde je recht van bezwaar uitoefenen, met vermelding van de redenen die op je specifieke situatie betrekking hebben. OVB zal de verwerking van je persoonsgegevens staken tenzij zij van oordeel is dat er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden die je aanvoert.

Voor identificatiedoeleinden kunnen wij je om een kopie van de voorkant van je identiteitskaart vragen.

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, binnen de beperkingen van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. Via de website advocaat.be heeft je steeds toegang tot de meest actuele versie.