Déclaration de confidentialité des tiers

Le responsable du traitement de vos données personnelles est l'entité juridique suivante :

Ordre des Barreaux Flamands

Staatsbladsstraat 8, 1000 Bruxelles

Ondernemingsnummer: 0267.393.267

L'OVB se réfère également à ses organes, à savoir le président, les membres du conseil d'administration, les commissions et les groupes de travail.

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez toujours nous contacter

• par e-mail : info@advocaat.be
• par téléphone : +32 3 337 54 70
• par courrier à l'adresse susmentionnée, avec la mention "Protection de la vie privée"

L'OVB a désigné un délégué à la protection des données ou délégué à la protection des données conformément au GDPR. Le délégué à la protection des données peut être contacté à l'adresse dpo@ordevanvlaamsebalies.be.

En ce qui concerne le traitement de vos données personnelles dans le cadre des applications de la Plate-forme numérique des avocats ("DP-A"), par exemple l'application BJB, vous trouverez les déclarations de confidentialité sur le site web de la DP-A.

Nous traitons vos données à caractère personnel pour une ou plusieurs des raisons suivantes :

• Contact dans le cadre de la défense des intérêts ;
• Assistance juridique de deuxième ligne ;
• Parrainage ;
• Gestion des fournisseurs ;
• Gestion financière ;
• Organisation de formations et d'événements ;
• Compétitions ;
• les communications ;
• le contrôle d'accès ; et
• la gestion des litiges.

Vous trouverez ci-dessous les données à caractère personnel que nous traitons pour chaque finalité, la raison pour laquelle nous les traitons, la manière dont nous les obtenons, la durée de leur conservation et les personnes avec lesquelles nous les partageons.

a) Contact dans le cadre de la représentation des intérêts de la profession juridique

Dans le cas de contacts par/avec l'OVB dans le but de représenter les intérêts de la profession d'avocat, nous pouvons traiter vos données d'identification personnelle (nom, adresse, adresse électronique), vos données financières (numéro de compte bancaire) et des informations sur votre adhésion, affiliation ou emploi (auprès de l'un des Ordres d'Avocats, du CCBE et/ou d'une autre organisation).

Le traitement de ces données à caractère personnel nous permet d'assurer la liaison avec les associations européennes de défense des intérêts de l'avocat, telles que le CCBE, avec les Ordres des Avocats et avec l'Ordre des Barreaux Francophones et Germanophone, ainsi que de coopérer avec le SPF Justice ou d'autres organes gouvernementaux et le pouvoir judiciaire/OM (par exemple dans le cadre de Regsol, le Fichier Central des Avis de Saisie, etc.

La base juridique du traitement de ces données à caractère personnel est fondée sur notre mission d'intérêt public (art. 6, §1, (f) GDPR) découlant du Code judiciaire (art. 495).

Nous obtenons ces données à caractère personnel directement auprès de vous dans le cadre de contacts (ad hoc).

Aux fins de la représentation des intérêts, nous évaluons régulièrement si vos données à caractère personnel sont toujours pertinentes. Si elles ne sont plus pertinentes, vos données personnelles seront supprimées.

Nous ne partageons ces données personnelles qu'avec les tiers avec lesquels nous coopérons à des fins de représentation d'intérêts. En outre, les tiers avec lesquels nous coopérons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données à caractère personnel (fournisseurs de services informatiques/cloud).

(b) Assistance juridique de deuxième ligne

Pour plus d'informations sur le traitement des données à caractère personnel des personnes de contact des organisations d'assistance et des autorités compétentes dans le cadre de l'assistance juridique de deuxième ligne, veuillez vous référer à notre déclaration de confidentialité Assistance juridique de deuxième ligne Organisations d'assistance et autorités compétentes.

(c) Parrainage

Dans le cadre de nos activités de parrainage, nous pouvons traiter vos données d'identification personnelle (nom, adresse (professionnelle), adresse électronique, numéro de téléphone), vos données d'identification délivrées par le gouvernement (numéro de TVA, numéro d'entreprise), vos données financières (numéro de compte bancaire, mode de paiement, montant du parrainage) et des informations sur votre profession et votre emploi (fonction, poste, lieu de travail, site web).

Le traitement de ces données personnelles nous permet d'organiser les activités de parrainage, y compris le contact avec les parrains (potentiels), l'administration du parrainage, etc. Cela comprend le parrainage par nos sponsors réguliers ainsi que les sponsors (ad hoc) d'événements (par exemple dans le cadre du congrès de l'OVB).

La base juridique du traitement de ces données à caractère personnel repose sur la conclusion ou l'exécution de l'accord (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD) et - dans la mesure où le traitement va au-delà de ce qui est strictement nécessaire à la conclusion ou à l'exécution de cet accord, ou si l'accord n'est pas conclu avec vous (directement) - sur l'intérêt légitime à organiser notre parrainage (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD).

Nous obtenons ces données à caractère personnel directement auprès de vous dans le cadre du parrainage lorsque l'OVB vous contacte ou lorsque vous vous proposez comme parrain.

Dans le cadre de notre parrainage, nous conservons vos données à caractère personnel jusqu'à 10 ans après la fin du parrainage (plus une période de vérification d'un an).

Nous ne partageons ces données personnelles qu'avec les tiers avec lesquels nous collaborons dans le cadre du parrainage (banques et compagnies d'assurance, notre comptable, le fournisseur de la plateforme comptable). En outre, les tiers avec lesquels nous coopérons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données personnelles (fournisseurs IT/cloud).

d) Gestion des fournisseurs

Dans le cadre de notre gestion des fournisseurs, nous pouvons traiter vos données d'identification personnelles (nom, adresse (professionnelle), adresse électronique), vos données d'identification émises par le gouvernement (numéro d'entreprise, numéro de TVA), vos données financières (numéro de compte bancaire, mode de paiement) ou toute autre donnée que vous nous communiquez (par exemple, des informations sur votre profession et votre emploi).

Le traitement de ces données personnelles nous permet d'organiser l'administration avec les fournisseurs (potentiels). Cela comprend la passation de contrats (y compris la comparaison des fournisseurs, la demande d'offres et la conduite de négociations précontractuelles), l'approbation lors de l'assemblée générale ou du conseil d'administration, la correspondance avec nos fournisseurs, la gestion des "commandes" passées et l'organisation de notre paiement (par exemple, la facturation).

Dans le cas d'un fournisseur/partenaire privé, la base juridique du traitement de vos données à caractère personnel est fondée sur l'exécution du contrat (Art. 6, §1, (b) GDPR). Dans le cas d'un fournisseur/partenaire professionnel, la base juridique du traitement des données personnelles est fondée sur notre intérêt légitime à organiser notre gestion des fournisseurs B2B (art. 6, §1, (f) GDPR).

Nous obtenons toujours vos données à caractère personnel directement auprès de vous.

Aux fins de notre gestion des fournisseurs, nous conservons vos données à caractère personnel jusqu'à 10 ans après la fin de l'accord concerné (plus une période de vérification d'un an).

Nous ne partageons vos données personnelles qu'avec les tiers avec lesquels nous coopérons dans le cadre de la gestion de nos fournisseurs (banques et compagnies d'assurance, notre comptable, notre fournisseur de programmes comptables, nos auditeurs et notre auditeur externe). En outre, les tiers avec lesquels nous coopérons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données personnelles (fournisseurs IT/cloud).

e) Gestion financière

Dans le cadre de notre gestion financière, nous pouvons traiter vos données d'identification personnelles (nom, adresse (professionnelle), adresse électronique, numéro de téléphone), les données d'identification émises par le gouvernement (numéro d'entreprise, numéro de TVA, numéro d'enregistrement de l'État), les données financières (numéro de compte bancaire) et les informations sur votre profession et votre emploi (services rendus).

Le traitement de ces données personnelles nous permet de gérer les recettes et les dépenses de l'OVB, comme la gestion des documents comptables et des comptes annuels. Ceci est nécessaire pour respecter nos obligations comptables.

La base juridique du traitement de vos données à caractère personnel est fondée sur l'obligation légale (art. 6, §1, (c) GDPR), telle que contenue dans l'art. I.1 et III.82 WER et art. III.89 WER et art. III.90 WER et art. 314 WIB et - dans la mesure où le traitement va au-delà de ce qui est strictement nécessaire pour respecter ces obligations légales - sur l'intérêt légitime à tenir notre comptabilité (art. 6, §1, (f) GDPR).

Nous obtenons vos données à caractère personnel directement auprès de vous.

Aux fins de notre gestion financière, nous conservons vos données à caractère personnel jusqu'à 10 ans après la fin de l'exercice financier concerné (plus une période de vérification d'un an).

Nous ne partageons vos données personnelles qu'avec les tiers avec lesquels nous coopérons dans le cadre de notre gestion financière (autorités publiques, auditeurs et auditeur externe, fournisseur de plateforme comptable, banques et compagnies d'assurance). En outre, les tiers avec lesquels nous coopérons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données personnelles (fournisseurs IT/cloud).

f) Organisation et gestion de formations et d'événements

Dans le cadre de l'organisation et de la gestion de formations et d'événements, nous pouvons traiter - en votre qualité de conférencier, d'orateur ou de participant - vos données d'identification personnelles (nom, adresse électronique), des informations sur votre profession et votre occupation (poste), des enregistrements vidéo et des images (par exemple, lors de webinaires, de séminaires ou d'événements) et toute autre donnée que nous traitons dans le cadre de l'organisation et de la gestion de formations et d'événements (par exemple, les résultats de Lawyers Run).

Nous traitons ces données à caractère personnel dans le but d'organiser des formations et des événements, y compris en invitant des intervenants ou des conférenciers et/ou en mettant à disposition des webinaires et des vidéos via nos plateformes. Les images et vidéos prises lors de ces formations, séminaires et événements nous permettent en outre de communiquer à leur sujet via notre site web et les médias sociaux.

La base juridique de ce traitement de vos données à caractère personnel est notre mission d'intérêt public (art. 6, §1, (e) GDPR) découlant du Code judiciaire (art. 495) et de l'exécution de l'accord avec l'orateur ou le conférencier (art. 6, §1, (b) GDPR). Lorsque nous prenons des images ou des vidéos ciblées de vous lors d'un événement ou d'une formation et que nous souhaitons les partager sur notre site web et sur les médias sociaux (LinkedIn, Facebook, Instagram, Youtube), nous vous demanderons votre consentement pour le faire (art. 6, §1, (a) GDPR). Pour les événements plus importants, tels que la réception du Nouvel An ou la Course des avocats, cela n'est pas possible / pas souhaitable. Dans ce cas, la prise et la publication de votre image et/ou de votre vidéo sont basées sur notre intérêt légitime à communiquer sur ces événements (art. 6, §1, (f) GDPR). Nous communiquerons clairement à ce sujet avant et pendant l'événement, y compris la manière dont vous pouvez vous opposer à la prise de photos et de vidéos de vous.

Nous obtenons toujours ces données à caractère personnel directement auprès de vous dans le cadre de l'organisation et de la gestion de formations et d'événements.

Dans le cadre de l'organisation de formations et d'événements, nous conservons vos données personnelles pendant 10 ans à compter de la dernière formation, du dernier séminaire ou du dernier événement que vous avez donné (plus une période de vérification d'un an).

Les Ordres des Avocats sont coresponsables du traitement de vos données personnelles dans le cadre de la formation professionnelle et de la formation continue, à l'exception des formations et événements internes. Si vous avez d'autres questions à ce sujet, vous pouvez toujours nous contacter en utilisant les coordonnées mentionnées sous IDENTITÉ ET COORDONNÉES.

Nous ne partageons ces données personnelles qu'avec les parties (tierces) avec lesquelles nous collaborons dans le cadre de l'organisation et de la gestion des cours de formation et des événements (barreaux, photographe, fournisseur d'outils de vidéoconférence, fournisseur de plateforme vidéo en ligne, fournisseur de plateforme de courrier, fournisseur de plateforme de retour d'information pour les clients, participants et autres partenaires dans le cadre d'un cours de formation ou d'un événement spécifique, comme, par exemple, l'outil d'inscription des fournisseurs à l'Advocatenrun). En outre, les tiers avec lesquels nous coopérons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données à caractère personnel (fournisseurs IT/cloud).

g) Concours

Dans le cadre de votre participation à un concours (en tant que participant ou membre du jury), nous pouvons traiter vos données d'identification personnelles (nom, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone), des informations sur votre profession et votre poste (fonction) et des enregistrements d'images. Si vous gagnez l'un de nos prix, nous pouvons également traiter vos données financières (numéro de compte bancaire).

Nous traitons ces données à caractère personnel dans le cadre de l'organisation de concours (par exemple, concours photo), y compris la sélection d'un gagnant, l'attribution d'un prix, etc. Les images ou vidéos prises lors du concours nous permettent de communiquer sur celui-ci via notre site web et les médias sociaux.

La base juridique du traitement de vos données à caractère personnel repose sur la conclusion ou l'exécution de l'accord de participation au concours (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD) et - dans la mesure où le traitement de vos données à caractère personnel va au-delà de ce qui est nécessaire à l'exécution de l'accord - sur l'intérêt légitime d'organiser nos concours. Pour les concours organisés dans le cadre d'événements plus importants, tels que la réception du Nouvel An ou le Lawyers Run, cela n'est pas possible / pas souhaitable. Dans ce cas, la prise et la publication de votre image et/ou de votre vidéo sont basées sur notre intérêt légitime à communiquer sur ce concours (art. 6, §1, (f) GDPR). Nous communiquerons clairement à ce sujet avant et pendant l'événement, y compris la manière dont vous pouvez vous opposer à la prise de photos et de vidéos de vous.

Nous obtenons ces données à caractère personnel directement auprès de vous dans le cadre de votre participation au concours.

Dans le cadre de l'organisation de concours, nous conservons vos données personnelles jusqu'à 5 ans après la fin du concours (plus une période de vérification d'un an).

Nous ne partageons ces données personnelles qu'avec les tiers avec lesquels nous coopérons dans le cadre de l'événement spécifique (photographe, banques, sponsors). En outre, les tiers avec lesquels nous coopérons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données personnelles (fournisseurs IT/cloud).

h) Communications

Dans le cadre de nos communications, nous pouvons traiter vos données d'identification personnelles (nom, adresse e-mail).

Le traitement de ces données personnelles nous permet d'envoyer des communications par e-mail (par exemple OrdeExpress) et de les publier sur notre site web (advocaat.be et ordevanvlaamsebalies.be). Ces communications comprennent la réglementation applicable, les règles et conseils déontologiques, les dossiers législatifs et la jurisprudence, la formation, le fonctionnement de l'assistance de deuxième ligne et de Salduz, les assemblées générales, mais aussi des communications concernant des événements (en dehors du cadre de la formation continue) ou des mises à jour sociales pertinentes pour la profession d'avocat, y compris le communiqué de presse "président le vendredi".

La base juridique du traitement de vos données personnelles est votre consentement (art. 6, §1, (a) GDPR).

Nous obtenons ces données personnelles directement de vous lorsque vous vous abonnez à l'OrderExpress.

Aux fins de ces communications, nous conserverons vos données personnelles jusqu'à ce que vous vous désinscriviez, ce que vous pouvez faire à tout moment (pour plus d'informations, voir DROITS).

Nous ne partageons ces données personnelles qu'avec les tiers avec lesquels nous coopérons dans le cadre de ces communications (fournisseur de plateforme de messagerie). En outre, les tiers avec lesquels nous collaborons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données à caractère personnel (fournisseurs IT/cloud).

i) Contrôle d'accès

Nous traitons l'enregistrement de votre image lorsque vous sonnez à la porte via notre interphone à l'entrée de l'OVB.

L'interphone sert à vous identifier et à assurer la sécurité dans notre bâtiment.

La base juridique du traitement de votre enregistrement d'image via notre interphone repose sur notre intérêt légitime à vous identifier et à assurer la sécurité de nos employés, avocats et visiteurs (art. 6, §1, (f) GDPR).

Nous obtenons ces données à caractère personnel directement auprès de vous lorsque vous utilisez notre interphone à l'entrée de l'OVB.

Ces enregistrements d'images via l'interphone ne sont ni stockés ni partagés avec des destinataires tiers.

j) Gestion des litiges

Dans le but de gérer d'éventuels litiges avec des fournisseurs, partenaires, autorités publiques, étudiants et autres, nous pouvons traiter vos données d'identification personnelles (nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone) et toute autre information pertinente pour la gestion d'un litige (potentiel).

Le traitement de ces données personnelles nous permet de défendre nos intérêts légitimes dans toutes les formes de résolution des litiges et de les administrer.

La base juridique du traitement de vos données à caractère personnel est fondée sur notre intérêt légitime à sauvegarder nos droits (contractuels et extracontractuels, légaux et autres) (article 6, §1, (f) GDPR).

Nous obtenons ces données à caractère personnel soit directement auprès de vous, soit indirectement auprès de tiers.

Aux fins de notre gestion des litiges, nous conservons vos données à caractère personnel jusqu'à 5 ans après l'expiration du dernier délai de recours (plus longtemps si nécessaire, par exemple pour respecter des obligations légales) (plus une période de vérification d'un an).

Nous ne partageons ces données à caractère personnel qu'avec les tiers avec lesquels nous coopérons dans le cadre de notre gestion des litiges (conseillers juridiques externes) et avec d'autres parties si nécessaire (autorités publiques, services judiciaires et de police, huissiers de justice, agences de recouvrement, banques et compagnies d'assurance, auditeurs externes et comptables). En outre, les tiers avec lesquels nous coopérons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données à caractère personnel (fournisseurs IT/cloud).

Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la confidentialité de vos données à caractère personnel et les protéger contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisé, de manière accidentelle ou illégale.

Nous avons conclu des accords contractuels appropriés avec les tiers avec lesquels nous travaillons et nous ne transférons pas vos données à caractère personnel en dehors de l'Espace économique européen sans nous assurer que vos données y bénéficient également d'un niveau de protection équivalent.

Vous pouvez toujours nous contacter pour exercer les droits suivants :

• une demande d'accès ou de rectification de vos données personnelles ;
• une demande d'effacement de vos données à caractère personnel ;
• une demande de limitation du traitement de vos données à caractère personnel ;
• retirer votre consentement ;
• une objection au traitement de vos données ; et
• une réclamation si vous estimez que nous n'agissons pas conformément à la législation applicable en matière de protection des données. Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l'autorité belge de protection des données.

Pour ce faire, vous pouvez toujours nous contacter

• par e-mail : info@advocaat.be
• par téléphone : +32 3 337 54 70
• par courrier à l'adresse ci-dessus, avec la mention "Vie privée"

Nous respectons tous les droits relatifs à vos données personnelles auxquels vous avez droit en vertu de la législation applicable.

Pour les finalités pour lesquelles la base juridique du traitement des données personnelles est une mission d'intérêt public ou un intérêt légitime, vous pouvez exercer votre droit d'opposition à tout moment, en indiquant les raisons relatives à votre situation spécifique. L'OVB cessera de traiter vos données à caractère personnel, à moins qu'il ne considère qu'il existe des motifs légitimes impérieux qui l'emportent sur les intérêts, droits et libertés que vous invoquez. Dans tous les cas, vous pouvez vous désinscrire de nos communications (OrdeExpress) à tout moment via la communication elle-même ou en nous contactant.

Afin de suivre et de répondre correctement à vos demandes, nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de nos obligations légales découlant du chapitre III en liaison avec l'article 5, §2 GDPR (article 6, §1, (c) GDPR). À des fins d'identification, nous pouvons vous demander une copie du recto de votre carte d'identité.

Cette déclaration de confidentialité peut être modifiée de temps à autre, dans les limites de la réglementation applicable en matière de protection des données. Les sites web advocaat.be et ordevanvlaamsablies.be vous permettent d'accéder à tout moment à la version la plus récente.