Privacyverklaring voor tucht

De verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens is de volgende juridische entiteit:

Orde van Vlaamse Balies (“OVB”)

Staatsbladsstraat 8, 1000 Brussel

Ondernemingsnummer: 0267.393.267

De OVB slaat eveneens op haar organen, i.e. voorzitter, leden van de raad van bestuur, commissies en werkgroepen.

In geval je vragen hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, kan je steeds contact met ons opnemen:

• via e-mail: info@advocaat.be
• via telefoon: +32 3 337 54 70
• via post naar het bovenstaande adres, met vermelding “Privacy”

De OVB heeft ingevolge de GDPR een Functionaris voor Gegevensbescherming of Data Protection Officer aangeduid. De functionaris voor gegevensbescherming kan via dpo@ordevanvlaamsebalies.be gecontacteerd worden.

We verwerken je persoonsgegevens voor één of meer van de volgende doeleinden:

• Een tuchtprocedure betreffende je (voormalige) advocaat
• Geschillenbeheer

Hieronder kan je voor elk van deze doeleinden terugvinden welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we ze verwerken, hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen.

A) Tuchtprocedure

In het kader van de tuchtprocedures betreffende je (voormalige) advocaat verwerken wij mogelijk je persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer), financiële gegevens (het openstaande bedrag op de derdenrekening verschuldigd door je (voormalige) advocaat) of enige andere gegevens die ons worden medegedeeld (bijv. informatie in het kader van het dossier waarin je (voormalige) advocaat optreedt of optrad).

De verwerking van deze persoonsgegevens kadert in een tuchtprocedure ten aanzien van je (voormalige) advocaat, inclusief de procedures zoals in tucht. Deze gegevens laten ons toe om onder meer tuchtdossiers te bewaren en initiatieven te nemen op grond van artikel 495 Gerechtelijk Wetboek, alsook met het oog op het realiseren van een centraal tuchtregister. Daarnaast ziet het College van Toezicht toe op het tuchtbeleid van de stafhouders en de voorzitters van de tuchtraden. In het bijzonder stelt het College van Toezicht jaarlijks een jaarverslag op (geanonimiseerd). Dit is noodzakelijk om de tuchtregels en deontologie te handhaven.

De rechtsgrond voor de verwerking van je persoonsgegevens is gebaseerd op onze taak van algemeen belang (art. 6, §1, (e) GDPR) die voortvloeit uit het Gerechtelijk Wetboek (art. 461 en 495) en de Codex Deontologie (art. 196 e.v. en art. 293 e.v.).

We verkrijgen je persoonsgegevens, hetzij rechtstreeks van jou (of je advocaat-vertegenwoordiger), hetzij onrechtstreeks van je (voormalige) advocaat (of zijn advocaat-vertegenwoordiger).

Voor doeleinden van de handhaving van de tuchtregels en deontologie houden wij het dossier betreffende je (voormalige) advocaat, inclusief je persoonsgegevens die verzameld werden in het kader van de tuchtprocedure, bij tot 30 jaar te rekenen vanaf de datum van afsluiting van het gerechtelijk jaar waarin je (voormalige) advocaat werd geschrapt van het tableau of de lijst van stagiairs. Lichte sancties worden gewist 6 jaar te rekenen na de uitspraak (art. 472 §3 Ger.W.).

De Ordes van Advocaten, de tuchtraad en/of de tuchtraad van beroep zijn medeverantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens in het kader van de tuchtprocedure, behalve voor de verwerkingen in het kader van het toezicht door het College van Toezicht. Indien je vragen hebt over deze onderlinge taakverdeling, kan je steeds contact met ons opnemen via de contactgegevens vermeld onder IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS.

Wij delen je persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen die betrokken zijn bij de behandeling van tuchtprocedures (tuchtraden en tuchtraad van beroep, Hof van Cassatie, eventueel de Stafhouders van Ordes van Advocaten). Daarnaast hebben derde partijen waarmee wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

B) Geschillenbeheer

Met het oog op het beheer van eventuele geschillen met klagers, verwerken wij mogelijk je persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer) en enige andere gegevens die relevant zijn voor het beheer van een (mogelijk) geschil.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om onze legitieme belangen te verdedigen in alle vormen van geschillenbeslechting en de administratie daarvan te verzorgen.

De rechtsgrond voor de verwerking van je persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om onze (contractuele en buitencontractuele, wettelijke en andere) rechten te vrijwaren (art. 6, §1, (f) GDPR).

We verkrijgen deze persoonsgegevens hetzij rechtstreeks van jou, hetzij onrechtstreeks van derde partijen.

Voor doeleinden van geschillenbeheer houden wij je persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het verstrijken van de laatste termijn tot hogere voorziening (langer indien noodzakelijk, bijv. om te voldoen aan wettelijke verplichtingen).

Wij delen deze persoonsgegevens alleen met derde partijen met wie wij in het kader van ons geschillenbeheer samenwerken (externe juridische adviseurs) en met andere partijen indien nodig (overheden, gerecht en politiediensten, gerechtsdeurwaarders, incassobureaus, banken en verzekeringsmaatschappijen, externe bedrijfsrevisor en accountants). Daarnaast hebben derde partijen waarmee wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid van je persoonsgegevens te waarborgen en je gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang.

Wij hebben de nodige contractuele afspraken gemaakt met de derde partijen waarmee wij samenwerken en geven je persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte zonder de garantie dat je gegevens daar ook een evenwaardig beschermingsniveau genieten.

Je kan ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten:

• een verzoek om inzage tot of rectificatie van je persoonsgegevens;
• een verzoek om wissing van je persoonsgegevens;
• een verzoek om beperking van de verwerking van je persoonsgegevens;
• een bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens;
• een klacht als je van mening bent dat we niet handelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Je kan ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Je kan ons hiervoor steeds contacteren:

• via e-mail: info@advocaat.be
• via telefoon: +32 3 337 54 70
• via post naar het bovenstaande adres, met vermelding “Privacy”

Wij respecteren alle rechten met betrekking tot je persoonsgegevens waarop je volgens de toepasselijke wetgeving recht hebt.

Je kan te allen tijde je recht op bezwaar uitoefenen tegen de verwerking van je persoonsgegevens in het kader van een tuchtprocedure betreffende je (voormalige) advocaat, een ereloongeschil met je (voormalige) advocaat en/of een geschil tussen je advocaat en een andere advocaat, met vermelding van de redenen die op je specifieke situatie betrekking hebben (voor meer informatie, zie DOELEINDEN). OVB zal de verwerking van je persoonsgegevens staken tenzij zij van oordeel is dat er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden die je aanvoert.

Om je verzoeken correct te kunnen opvolgen en te beantwoorden, verwerken wij je persoonsgegevens op basis van onze wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit hoofdstuk III juncto artikel 5, §2 GDPR (artikel 6, §1, (c) GDPR). Voor identificatiedoeleinden kunnen wij je om een kopie van de voorkant van je identiteitskaart vragen.

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, binnen de beperkingen van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. Via de website advocaat.be heb je steeds toegang tot de meest actuele versie.