Privacyverklaring voor sollicitanten

De verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens is de volgende juridische entiteit:

Orde van Vlaamse Balies

Staatsbladsstraat 8, 1000 Brussel

Ondernemingsnummer: 0267.393.267

De OVB slaat eveneens op haar organen, i.e. voorzitter, leden van de raad van bestuur en commissies en werkgroepen.

In geval je vragen hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, kan je steeds contact met ons opnemen:

• via e-mail: info@advocaat.be
• via telefoon: +32 3 337 54 70
• via post naar het bovenstaande adres, met vermelding “Privacy”

De OVB heeft ingevolge de GDPR een Functionaris voor Gegevensbescherming of Data Protection Officer aangeduid. De functionaris voor gegevensbescherming kan via dpo@ordevanvlaamsebalies.be gecontacteerd worden.

Wij verwerken je persoonsgegevens voor één of meer van de volgende doeleinden:

• Aanwerving; en
• Geschillenbeheer.

Hieronder kan je per doeleinde terugvinden welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we deze verwerken, hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen.

Aanwerving

Met het oog op het invullen van openstaande vacatures binnen de OVB verwerken wij mogelijk je persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer), persoonlijke kenmerken (geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, taal, nationaliteit, burgerlijke staat), informatie over je opleiding en vorming (diploma, universiteit, afstudeergraad), informatie over je beroep en betrekking (functie, professionele ervaring) en enige andere gegevens die je ons meedeelt of ons worden bezorgd tijdens het sollicitatieproces.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om openstaande functies in te vullen voor medewerkers en werknemers (inclusief jobstudenten), medewerkers en leden van organen binnen de schoot van de OVB, zoals onder meer de Gemengde Commissie Rechtsbijstand, het College van Toezicht, etc. en een databank voor toekomstige vacatures bij te houden.

De rechtsgrond voor de verwerking van je persoonsgegevens is het sluiten van een arbeids- en dienstenovereenkomst met jou (art. 6, §1, (b) GDPR). Referentiechecks zullen wij enkel uitvoeren op basis van referenties die je zelf hebt opgegeven en/of wanneer je toestemming hebt gegeven (art. 6, §1, (a) GDPR).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van jou wanneer je bij ons solliciteert en mogelijk via referenties.

Voor doeleinden van aanwerving houden wij je persoonsgegevens bij tot 1 jaar na het invullen van de vacature of het afsluiten van het sollicitatieproces (plus een verificatieperiode van 1 jaar). Enkel wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven bij je sollicitatie, zullen wij je contacteren voor nieuwe vacatures gedurende een periode van 3 jaar. U kan je toestemming uiteraard op elk moment intrekken (voor meer informatie, zie Rechten).

Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/ cloud providers).

Geschillenbeheer

Met het oog op het beheer van eventuele geschillen met sollicitanten, verwerken wij mogelijk je persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer) en enige andere gegevens die relevant zijn voor het beheer van een (mogelijk) geschil.

De verwerking van deze gegevens laat ons toe om onze legitieme belangen te verdedigen in alle vormen van geschillenbeslechting en de administratie daarvan te verzorgen.

De rechtsgrond voor de verwerking van je persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om onze (contractuele en buitencontractuele, wettelijke en andere) rechten te vrijwaren (artikel 6, §1, (f) GDPR).

We verkrijgen deze persoonsgegevens hetzij rechtstreeks van je hetzij onrechtstreeks van derde partijen.

Voor doeleinden van geschillenbeheer houden wij je persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het verstrijken van de laatste termijn tot hogere voorziening (langer indien noodzakelijk, bijvoorbeeld om te voldoen aan wettelijke verplichtingen) (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens alleen met derde partijen met wie wij in het kader van ons geschillenbeheer samenwerken (externe juridische adviseurs) en met andere partijen indien nodig (overheden gerecht en politiediensten, gerechtsdeurwaarders, incassobureaus, banken en verzekeringsaccountants en externe bedrijfsrevisor). Daarnaast hebben ook derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/ cloud providers).

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid van je persoonsgegevens te waarborgen en je gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang.

Wij hebben de nodige contractuele afspraken gemaakt met de derde partijen met wie wij samenwerken en geven je persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte zonder de garantie dat je gegevens daar ook een evenwaardig beschermingsniveau genieten.

Je kan ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten:

• een verzoek om toegang tot of rectificatie van je persoonsgegevens;
• een verzoek om wissing van je persoonsgegevens;
• een verzoek om beperking van de verwerking van je persoonsgegevens;
• - het intrekken van je toestemming;
• een bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens;
• een klacht als je van mening bent dat we niet handelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. U kan ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Je kan ons hiervoor steeds contacteren:

• via e-mail: info@advocaat.be
• via telefoon: +32 3 337 54 70
• via post naar het bovenstaande adres, met vermelding “Privacy”

Wij respecteren alle rechten met betrekking tot je persoonsgegevens waarop je volgens de toepasselijke wetgeving recht hebt.

Je kan te allen tijde je recht van bezwaar uitoefenen tegen de verwerking van je persoonsgegevens in het kader van het geschillenbeheer, met vermelding van de redenen die op je specifieke situatie betrekking hebben. OVB zal de verwerking van je persoonsgegevens staken tenzij zij van oordeel is dat er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden die je aanvoert.

Voor identificatiedoeleinden kunnen wij je om een kopie van de voorkant van je identiteitskaart vragen.

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, binnen de beperkingen van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. Via de website advocaat.be heeft je steeds toegang tot de meest actuele versie.