Privacy Policy

1. Algemene gegevens

In dit privacybeleid worden de maatregelen vermeld die genomen worden om uw privacy te beschermen. De bescherming van de persoonlijke levenssfeer van onze bezoekers en gebruikers is voor ons heel belangrijk en dragen wij hoog in het vaandel.
 
Daarom willen wij aan de hand van dit privacybeleid u zo goed mogelijk informeren. We willen u op de hoogte brengen over welke persoonsgegevens bij uw bezoek aan onze website, bij het invullen van formulieren verzameld en/of bewaard worden en de redenen daarvoor. We willen u ook meedelen over welke controlemogelijkheden u beschikt.
 
De Orde van Vlaamse Balies (hierna OVB) vindt het belangrijk de door de wetgever gehanteerde termen goed en in verstaanbare taal uit te leggen. Daarom worden in dit privacybeleid verschillende termen extra uitgelegd. 

a) Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is de persoon of instelling die instaat voor het verzamelen van de persoonsgegevens bij een bezoek van de website en bij het invullen van formulieren op deze website.
 
Daarbij is het uitermate belangrijk dat wij als verwerkingsverantwoordelijke steeds bereikbaar zijn voor eventuele vragen en opmerkingen betreffende het privacybeleid. De OVB heeft ingevolge de AVG een Functionaris voor Gegevensbescherming of Data Protection Officer aangeduid.

Onze gegevens:

Naam	Orde van Vlaamse Balies	Data Protection Officer
Straat	Staatsbladsstraat 8	Staatsbladsstraat 8
Plaats	1000 Brussel	1000 Brussel
KBO	BE0267.393.267
E-mail	info@advocaat.be	dpo@ordevanvlaamsebalies.be
Telefoon	+32 2 227 54 70	+32 2 227 54 70

b) Kennisname en aanpassing

Door gebruik te maken van onze website, de bijhorende toepassingen en het invullen van formulieren bevestigt u kennis genomen te hebben van de bepalingen en maatregelen in dit privacybeleid.
 
Ook door het vrijwillig meedelen van uw persoonsgegevens met het oog op de registratie of inschrijving als stagiair of organisator, bevestigt u kennis genomen te hebben van de bepalingen en maatregelen in dit privacybeleid. Gelieve dus deze privacyverklaring zorgvuldig door te nemen vooraleer u overgaat tot registratie of inschrijving via onze website en uw persoonsgegevens doorgeeft aan de OVB.
 
De OVB behoudt zich het recht voor haar privacybeleid te allen tijde aan te passen, mits zij de gebruikers daarvan op de hoogte brengt via de website of e-mail. Na publicatie worden de wijzigingen automatisch van kracht. 

c) Toepasselijk recht

De verwerking van de persoonsgegevens binnen de OVB is onderworpen aan de Europese verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 beftreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens, en aan het Belgische recht, waaronder de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

2. Verzameling van persoonsgegevens

a) Definitie persoonsgegevens

Onder de noemer persoonsgegevens dienen alle gegevens of informatie (bijv. naam, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum) te worden verstaan die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Door de ruime formulering zijn heel veel gegevens als persoonsgegevens te beschouwen.

b) Het gebruik van onze website en toepassingen

Door het gebruik van onze website worden diverse persoonsgegevens verzameld, en dat op verschillende manieren:

1. De persoonsgegevens worden door uzelf meegedeeld (bijv. voor de registratie of inschrijving via een formulier);
2. De persoonsgegevens die wij verkrijgen door het gebruiken van onze diensten (bijv. aanmaak online-profiel, overeenkomst, cookies);
3. De persoonsgegevens die wij aan u toewijzen voor het gebruiken van onze diensten (bijv. gebruikersnaam (e-mail), paswoord).

De verschillende manieren van verzamelen van persoonsgegevens zijn onderworpen aan eigen specifieke bepalingen en voorwaarden in de privacywetgeving. Daarom is het belangrijk dat de verschillen tussen voormelde manieren van verzameling geduid worden.

1. De persoonsgegevens worden door de betrokkene zelf meegedeeld

Persoonlijke identificatiegegevens zoals naam, adres, e-mail en telefoonnummer zijn noodzakelijk voor het gebruik van onze onlinediensten (registratie voor een stageplaats als stagiair of inschrijving als organisator in het kader van onze permanente vorming voor advocaten) en dienen door uzelf aan ons meegedeeld te worden.
 
Afhankelijk van de dienst die u wenst te gebruiken, kunnen volgende categorieën van persoonsgegevens worden gevraagd:
 

Type persoonsgegevens	Omschrijving persoonsgegeven
Persoonlijke identificatiegegevens	Naam, titel, adres (privé, werk), telefoonnummer (privé, werk), e-mail
Identificatiegegevens, andere dan het rijksregisternummer, uitgegeven door de overheid	Btw-nummer
Persoonlijke bijzonderheden	Leeftijd, geslacht, beroepservaring, academisch curriculum, beroepskwalificaties
Afbeelding	Foto curriculum vitae

 
De door u verstrekte gegevens worden geacht correct en volledig te zijn. Bij het meedelen van onjuiste gegevens houden wij ons het recht voor u als gebruiker de toegang tot onze diensten te ontzeggen.

2. Automatische verzameling van persoonsgegevens

Aan de hand van cookies en trackingtechnologieën worden verschillende persoons- en andere gegevens op een geautomatiseerde wijze verzameld, en dat door het bezoeken van onze website:
 

Type persoonsgegevens	Omschrijving persoonsgegeven
Elektronische identificatiegegevens	IP-adressen, cookies, verbindingsmomenten, …
Elektronische lokalisatiegegevens	Benadering van locatie, omgeving,…
Surfgedrag	Welke pagina’s worden bekeken hoe lang wordt een webpagina bekeken, clicks, hits, …
Via welk kanaal wordt onze website bezocht	Zoektermen, via welke webpagina onze website wordt bezocht
Welk toestel wordt gebruikt	Pc, smartphone, tablet, …
Welke systeemsoftware wordt gebruikt	Windows, Android, Apple, …
Welke browser wordt gebruikt	IE, Mozilla, Chrome,…

 
Indien nodig wordt op basis van de Telecommunicatiewet expliciet uw toestemming voor het gebruik van cookies en trackingtechnologie gevraagd. Dat aan de hand van ons cookiebeleid zoals weergegeven op onze website.

3. De persoonsgegevens die door de OVB worden toegewezen

Na registratie van uw persoonsgegevens als organisator om erkend te worden als opleidingsinstelling, sturen wij u een e-mail met daarin uw gebruikersnaam en paswoord, wat u toegang geeft tot de applicatie Permanente Vorming.
 

Type persoonsgegevens	Omschrijving persoonsgegeven
Persoonlijke identificatiegegevens	Gebruikersnaam en paswoord toegekend door de OVB

 
Die toegewezen persoonsgegevens zijn strikt vertrouwelijk te behandelen en zijn enkel dienstig voor eigen gebruik. Wanneer de OVB vaststelt dat die gegevens aan derden worden doorgegeven, behoudt zij haarzelf het recht voor uw toegang in te trekken zonder voorafgaandelijke verwittiging.

3. Rechtvaardigingsgronden en doeleinden voor de verwerking

a) Definitie verwerking

De verwerking van persoonsgegevens betreft alle mogelijke bewerkingen of een geheel van bewerkingen, al dan niet geautomatiseerd, zoals bijvoorbeeld het verzamelen, structureren, bewaren, raadplegen, bijwerken, gebruiken, combineren, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.
 
Voor sommige van die verwerkingen kan de OVB beroep doen op verwerkers. Dat zijn natuurlijke of rechtspersonen, overheidsinstanties, diensten of andere organen die in onder toezicht van de OVB persoonsgegevens verwerken.

b) Toestemming van de betrokkene 

Bij het aanmaken van uw profiel als stagiair (advocaat-stagiair en/of zomerstagiair) kunnen verschillende persoonsgegevens opgevraagd en/of verwerkt worden. De stagiair die een profiel aanmaakt en/of een curriculum vitae oplaadt, zal worden verzocht zijn of haar uitdrukkelijk akkoord te geven met de verwerkingsprocessen zoals geschetst in onderhavig privacybeleid.

Door de aanmaak van een profiel en opladen van het curriculum vitae krijgen de advocaten, aangesloten bij de OVB, kennis van de sollicitatie via een onderdeel van de website waar enkel voormelde advocaten toegang tot hebben, en dat uitsluitend naargelang de voorkeuren die werden meegedeeld. Zij hebben de mogelijkheid om de stagiair te contacteren via de door hem verstrekte gegevens.
 
Onderstaand schema geeft de verwerkingsprocessen gebaseerd op toestemming weer, en duidt welke persoonsgegevens verwerkt worden.

Verwerking van persoonsgegevens	Type persoonsgegevens	Omschrijving persoonsgegevens	Doeleinden voor verwerking
Aanmaken profiel stagiair	Persoonlijke identificatiegegevens	Naam, adres, e-mail, telefoonnummer, …	Registratie van gegevens voor profielaanmaak
Uploaden cv stagiair	Persoonlijke identificatiegegevens	Naam, adres, e-mail, telefoonnummer, …	Publicatie cv stagiair voor advocaten
	Persoonlijke bijzonderheden	Leeftijd, geslacht, beroepservaring, academische curriculum, beroepskwalificaties…
	Afbeeldingen	Foto curriculum vitae

c) Uitvoering van de overeenkomst

Bij de registratie als organisator in het kader van de permanente vorming van advocaten kunnen verschillende persoonsgegevens opgevraagd en/of verwerkt worden die noodzakelijk zijn om de gevraagde diensten te kunnen uitvoeren. Na de registratie ontvangt de organisator een gebruikersnaam en wachtwoord per mail, waarmee kan worden aangemeld op de website.
 
Zonder die persoonsgegevens is er geen mogelijkheid tot het afsluiten van enige overeenkomst. Daarom dienen de door u verstrekte gegevens correct en volledig zijn. Bij het meedelen van onjuiste persoonsgegevens kunnen wij de gevraagde diensten niet uitvoeren.
 

Verwerking van persoonsgegevens	Type persoonsgegevens	Omschrijving persoonsgegevens	Doeleinden voor verwerking
Aanmaken profiel organisator opleidingen	Persoonlijke identificatiegegevens	Naam, adres, e-mail, telefoonnummer, …	Registratie van gegevens voor profielaanmaak
	Persoonlijke bijzonderheden	Leeftijd, geslacht, beroepservaring, beroepskwalificaties, balie
	Identificatiegegevens, andere dan het rijksregisternummer, uitgegeven door de overheid	Btw-nummer
Aanmelden organisator voor het beheer en opzoekingen	Persoonlijke identificatiegegevens	Gebruikersnaam en wachtwoord	Aanmelden op het platform
Klantenbeheer	Persoonlijke identificatiegegevens	Naam, adres, e-mail, telefoonnummer, …	De administratie van het cliënteel, beheer en de facturatie. Het opvolgen van de solvabiliteit.
	Identificatiegegevens, andere dan het rijksregisternummer, uitgegeven door de overheid	Btw-nummer

d) Gerechtvaardigd belang van de OVB en/ of een derde

De bezoeker van de website www.advocaat.be kan aan de hand van de vermelde contactgegevens rechtstreeks contact opnemen met de OVB door een schrijven, telefonisch contact en/of e-mail.

De OVB zal genoodzaakt zijn om de gegevens van de betrokkene, die via de communicatiekanalen contact opneemt, te verwerken met oog op het beantwoorden van het verzoek en voor zo veel als nodig de opvolging van haar feedback te garanderen, dat als instelling met voorbeeldfunctie.

De persoonsgegevens van de bezoeker worden enkel aangewend voor intern gebruik en toegewezen aan de afdeling die bevoegd zou kunnen zijn om op het bericht van de bezoeker te antwoorden.
 

Verwerking van persoonsgegevens	Type persoonsgegevens	Omschrijving persoonsgegevens	Doeleinden voor verwerking
Contact en opvolging (mails, telefoongesprekken,…)	Persoonlijke identificatiegegevens	Naam, adres, e-mail, telefoonnummer, …	Registratie van gegevens voor behandeling

4. Verwerking van gevoelige persoonsgegevens

 Zoals de wet voorschrijft, worden er geen gevoelige gegevens zoals de raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, seksuele voorkeuren, gezondheid en het lidmaatschap van een vakvereniging door ons verwerkt.

5. Kwaliteit en belangenafweging

Als verwerkingsverantwoordelijke waken wij over de kwaliteit en de wettelijkheid van de door ons verzamelde en verwerkte persoonsgegevens. Daarbij nemen wij alle nodige maatregelen om de gegevens die onnauwkeurig of onvolledig zijn te wissen of te verbeteren.
 
Bij de verzameling en verwerking van de beschikbare persoonsgegevens houden wij ons voor enkel de persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken die dienend zijn voor het bereiken van onze verwerkingsdoeleinden. Geen overmatige gegevens noch gegevens die 'ooit wel' eens van toepassing zouden kunnen zijn worden door ons verzameld of verwerkt.

6. Bewaartermijn persoonsgegevens

De persoonsgegevens worden bewaard voor de volledige duurtijd die noodzakelijk is voor het verwezenlijken van onze verwerkingsdoeleinden. Een langere bewaring of verdere verwerking dan nodig voor de doeleinden te bereiken wordt niet gedaan.
 
Om die termijnen ook voor u beter te kunnen duiden, dient ook hier eenzelfde onderverdeling tussen onze activiteiten te worden doorgevoerd:
 

Verwerkingsactiviteit	Bewaartermijn	Aanvangsdatum termijn
Aanmaken profiel stagiair	1 jaar	1 januari van het jaar volgend op de aanmaak van het profiel
Uploaden cv-stagiair	1 jaar	1 januari van het jaar volgend op de aanmaak van het profiel
Aanmaken profiel organisator opleidingen	3 jaar	1 januari van het jaar volgend op de aanmaak van het profiel
Aanmelden organisator voor het beheer en opzoekingen	3 jaar	1 januari van het jaar volgend op de laatste georganiseerde opleiding
Klantenbeheer	10 jaar	1 januari volgend op de factuurdatum
Contact en opvolging (mails, telefoongesprekken,…)	1 jaar	Laatste contact met betrokkene

 
De persoonsgegevens worden bewaard volgens de termijn zoals hierboven weergegeven om nadien te worden verwijderd of minstens geanonimiseerd te worden, waardoor identificatie van de betrokkene niet meer mogelijk is. Indien de betrokkene zijn toestemming intrekt worden de persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd tenzij dat verder nodig is voor de uitvoering van een lopende overeenkomst of in het kader van een wettelijke verplichting, gerechtelijk of politioneel onderzoek.

7. Doorgeven van persoonsgegevens

De OVB kan uw persoonsgegevens aan anderen doorgeven. Hier moet een onderscheid gemaakt worden tussen verwerkers/subverwerkers en andere derden (geen verwerkers).

a) Het doorgeven van uw persoonsgegevens aan verwerkers en subverwerkers  

1. Het doorgeven is noodzakelijk voor de verwezenlijking van onze doeleinden namelijk voor de goede werking van de website en systemen. Daarvoor werken wij samen met onder andere de verwerker Diplad (zie www.diplad.be en hun privacybeleid). Na nauw overleg met de OVB is het Diplad toegestaan om voor bepaalde technische materies subverwerkers aan te stellen. De OVB blijft verantwoordelijk voor de verwerking van die persoonsgegevens. Naargelang de noodwendigheden en technologische behoeften kunnen die subverwerkers regelmatig veranderen. Een lijst van al de subverwerkers kan echter op eerste verzoek worden overgemaakt. 
2. Voor de persoonsgegevens die worden doorgegeven in het kader van ons cookiebeleid, verwijzen wij u graag door naar onze cookieverklaring.

b) Het doorgeven is noodzakelijk indien er een wettelijke verplichting is tot doorgave van uw persoonsgegevens of op verzoek van gerechtelijke autoriteiten of politiediensten.

c) Doorgave aan andere derden 

De OVB kan voor specifieke doeleinden persoonsgegevens doorsturen naar andere advocaten en/of juridische instellingen zoals de erkenningscommissie. De meegedeelde persoonsgegevens worden rechtstreeks naar die derden gestuurd, niet naar andere verwerkingsverantwoordelijken.
 
Wel dient erop gewezen te worden dat de OVB geen klachten van rechtzoekenden tegen advocaten behandelt. Indien een rechtzoekende een klacht wenst te formuleren tegen een advocaat dient hij of zij zich te wenden tot de stafhouder van de balie waarbij de advocaat is aangesloten.
 
Wanneer er toch persoonsgegevens naar andere derden zouden worden doorgestuurd, zal u van ons een e-mail ontvangen waarbij wij u de uitdrukkelijke informeren dat uw persoonsgegevens worden overgedragen aan een derde.
 
Er zal door de OVB geen persoonsgegevens worden doorgegeven naar landen buiten de EU.

8. Rechten betrokkene

a) Recht op informatie

Volgens de wettelijke bepalingen dient de OVB als verwerkingsverantwoordelijke u duidelijk te informeren betreffende de verzameling en verwerking van persoonsgegevens. Dit privacybeleid geldt dan ook als een persoonlijke kennisgeving.
 
De procedure om dat recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.

b) Recht op toegang

U hebt het recht om van de OVB als verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens. Indien uw persoonsgegevens verwerkt zijn kan u inzage verkrijgen van uw gegevens in onze bestanden met bijkomende informatie over de verwerkingsdoeleinden, de categorieën van persoonsgegevens, eventuele ontvangers van uw persoonsgegevens, de bewaartermijn, klachtenprocedure, …
 
Tevens kan u om een kopie van uw persoonsgegevens verzoeken, zonder bijhorende administratieve kosten. Let wel, wanneer u verschillende kopieën aanvraagt, zal de OVB daarvoor een redelijke vergoeding aanrekenen.
 
De procedure om dat recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.

c) Recht op verbetering

Als betrokkene hebt u het recht om alle onvolledige of onjuiste persoonsgegevens die op uzelf betrekking hebben te verbeteren.
 
Onder de noemer “verbeteren” dient te worden verstaan dat u kosteloos verkeerde persoonsgegevens kan laten aanpassen of zelfs verwijderen.
 
De correctheid en kwaliteit van uw persoonsgegevens is van groot belang voor het bereiken van onze doeleinden.
 
De procedure om dat recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.

d) Recht op verzet

U beschikt over een dubbel recht van verzet. De wettelijke bepalingen voorzien een algemeen recht op verzet en een verzet inzake directe marketing.
 
Als gebruiker/betrokkene hebt u aldus een algemeen recht op verzet.

• Algemeen recht op verzet:

U kan zich verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer de gegevens overeenkomstig de verwerkingsdoeleinden onvolledig of niet ter zake dienend zijn of wanneer de gegevens waarvan de registratie, mededeling of bewaring verboden zijn of wanneer de gegevens langer dan de opgegeven duurtijd bewaard zijn.
 
Wanneer uw persoonsgegevens rechtmatig verwerkt worden kan u zich overeenkomstig de wettelijke bepalingen van de privacywetgeving verzetten tegen die verwerking wegens zwaarwichtige en gerechtvaardigde redenen die verband houden met uw bijzondere situatie.
 
U dient wel zwaarwichtige en gerechtvaardigde redenen aan te tonen om verdere verwerking te voorkomen.

• Recht op verzet inzake direct marketing:

U kan zich kosteloos en zonder enige motivering verzetten tegen een verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden.
 
De procedure om dat recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.

e) Recht om vergeten te worden 

Zonder onredelijke vertraging kan u uw persoonsgegevens op eigen naam laten wissen, op voorwaarde dat:

• De persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waartoe zij verzameld of verwerkt werden;
• U de gegeven toestemming voor specifieke doeleinden intrekt;
• De persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
• De persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
• Wanneer het persoonsgegevens betreft van minderjarigen jonger dan 16 betreffende diensten die tegen betaling langs elektronische weg verricht zijn.

De procedure om dat recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.

f) Recht om persoonsgegevens te verkrijgen

De betrokkene heeft onder de wettelijke bepalingen van de AVG het recht om aan de OVB zijn of haar persoonsgegevens die de OVB bezit op te vragen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm.
 
Dat kan opgevraagd worden voor persoonlijk gebruik alsook om die door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke dan de OVB.
 
Indien het voor ons technisch mogelijk is, kan u ook de elektronische verzending van uw persoonsgegevens naar een andere onderneming vragen.
 
De procedure om dat recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g. 

g) Procedure uitoefening rechten

Wanneer u de voormelde rechten wenst uit te oefenen dient u de al dan niet gemotiveerde aanvraag samen met een bewijs van identiteit, meer bepaald een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart, per post of mail op te sturen naar:  
Na ontvangst van uw verzoek reageren wij zo snel mogelijk en in ieder geval binnen de maand. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek, kan die termijn met twee maanden worden verlengd. Van dergelijke verlenging wordt u in kennis gesteld.

h) Aangifte en bevoegde instantie bij inbreuken

Wanneer u van oordeel bent dat voormelde rechten door ons niet worden gerespecteerd en klacht wenst neer te leggen, kan u zich richten tot de Gegevensbeschermingsautoriteit:
                           
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
E: contact@apd-gba.be
T: +32 (0)2 274 48 00
F:+32 (0)2 274 48 35